Objetivo del Procedimiento
Estandarizar el proceso de actualización de los recursos bibliográficos (físicos y/o digitales) a través de las modalidades de adquisición, canje o donación. El objetivo es asegurar la pertinencia, actualidad y relevancia de la colección para las necesidades académicas y de investigación de la comunidad universitaria.
Modalidades de Actualización de la Colección
Selecciona una modalidad para ver su flujo de trabajo específico.
Flujo de Trabajo: Adquisición por Compra
- Petición Formal: El Decano/Director o el Personal de Biblioteca presenta una solicitud formal a la Dirección de Bibliotecas, adjuntando un informe de necesidades y un listado de recursos.
- Informe Técnico: La Dirección de Bibliotecas analiza la petición y elabora un informe técnico que justifica la adquisición.
- Trámite Administrativo: El informe técnico se remite a la Dirección General Académica para que inicie el proceso de compra según la normativa interna.
- Registro e Inventario: Una vez adquirido, el material se registra e inventaría en el sistema informático.
Flujo de Trabajo: Canje
- Recepción de Ejemplares UTC: La biblioteca recibe un mínimo de 5 ejemplares de material producido por la universidad.
- Asignación para Colección y Canje: Se asignan 2 ejemplares para la colección institucional (Central y Campus/Extensión) y 3 para canje.
- Gestión del Canje: Se contacta a otras instituciones y se lleva a cabo el intercambio formal de materiales según los lineamientos establecidos.
- Registro e Inventario: El material recibido por canje se registra e inventaría en el sistema informático.
Flujo de Trabajo: Donación
- Recepción de Propuesta: Se recibe la oferta de donación junto con un documento escrito que respalda el acto.
- Análisis por Comisión: Una comisión (bibliotecario, docente, director) analiza la pertinencia, actualidad y contenido de los materiales.
- Autorización y Aceptación: Si la comisión emite un informe favorable, se solicita autorización a la máxima autoridad para aceptar la donación. Si es rechazada, se notifica al donante.
- Ingreso como Bien Institucional: Las donaciones aceptadas se registran a través del Departamento de Control de Bienes.
- Registro e Inventario: El material donado se registra e inventaría en el sistema informático de la biblioteca.
Roles y Responsabilidades Clave
Conoce los actores principales y sus funciones en este proceso.
👑 Director de Bibliotecas
Recibe y analiza solicitudes, elabora informes técnicos, supervisa canjes y donaciones, y asegura el registro final.
🎓 Autoridades Académicas
Decanos y Directores proponen actualizaciones, adjuntan informes de necesidad y firman solicitudes formales.
👤 Personal de Biblioteca
Recolecta sugerencias, elabora informes de necesidad, analiza materiales, gestiona canjes y participa en la comisión de donaciones.
⚖️ Dirección General Académica
Recibe informes técnicos de la Dirección de Bibliotecas y gestiona el trámite de adquisición conforme a la normativa vigente.
🤝 Comisión de Donaciones
Comité multidisciplinario que analiza la pertinencia de las donaciones y emite un informe para su aceptación o rechazo.
Métricas de Gestión (KPIs)
Medimos nuestro rendimiento para mejorar continuamente. Los datos son ilustrativos.
Tiempo de Procesamiento (Adquisición)
Tasa de Aceptación de Donaciones
Meta: > 70%
Recursos Actualizados
800+
en el último año académico